Qué debe hacer una empresa al detectar fraudes

By Dra Laura Cartuccia on junio 1, 2009

Ante estos delitos hay que decidir sobre sanciones, si iniciar una causa laboral, penal y hasta dónde investigar. Recomendaciones prácticas de los expertos

A pesar de los importantes avances en materia de prevención de fraudes y de los últimos escándalos que involucraron a compañías tales como Enron, Wordcom, Parmalat, las estadísticas dan claras evidencias de que aún falta un largo camino por recorrer tanto a la hora de detectar riesgos como al momento de actuar tras la comisión de este delito.

Mientras todavía las empresas no adviertan que esto les puede suceder, de que generalmente están involucrados en el fraude personal de la compañía –incluso puede suceder que sean de distintas áreas al mismo tiempo-, que la connivencia con terceros como clientes, proveedores, entre otros, no está tan alejada de la realidad, entonces, ante la falta de prevención sólo les queda reaccionar frente al hecho ya perpetrado.

Sin embargo, al momento de evaluar sanciones y tomar decisiones como separar de sus funciones al empleado sospechado o despedirlo directamente, obtener pruebas que acrediten el delito –por ejemplo, investigando en su PC-, dar o no intervención a un escribano, consultar a un abogado, iniciar una causa penal, entre otras cuestiones clave, es necesario saber cómo hacerlo y qué indica el marco legal al respecto.

¿Qué hacer si se detectó un fraude?

Gerónimo Timerman, socio de Forensic Services de KPMG de Argentina, señaló que ante una operación irregular la empresa “no debería quedarse con que esa fue la única vez que ocurrió sino investigar el hecho, detectar que otras personas están involucradas y el monto real de la defraudación”.

Para ello es evidentemente necesaria una investigación planteándose así el interrogante de cómo hacerlo y hasta dónde llegar en consecuencia. Sobre esta última cuestión, el experto sostuvo que “accionar frente al fraude cometido implica separar a las personas que pueden ser responsables, durante la investigación, y si se logra probar la irregularidad iniciar una acción penal contra los involucrados”.

Esto implica para la empresa “llegar hasta las últimas consecuencias legales, en el caso de comprobar el fraude, y así poder mostrar a sus empleados que no se tolera este tipo de irregularidades”, advirtió. Esto significa una “acción ejemplificadora” en materia de sanciones de modo que “no quede solamente en un acuerdo privado entre el director de recursos humanos y el empleado “, sentenció.

De esta forma el experto dejó en claro el alcance de las sanciones, ya que la profundidad de la investigación dependerá del costo beneficio, comparando el monto involucrado en el fraude y el que se debe invertir en una investigación, aunque no se puede dejar de considerar que “también hay que frenar, con el ejemplo de la sanción, a quienes están haciendo robos hormigas, ya que este es uno de los famosos costos ocultos”, agregó Timerman.

Más allá de este costo, también es importante evaluar el costo en materia de “reputación” de la compañía”, acotó.

Paso a paso de la investigación

El otro interrogante que se abre al momento de sospechar un fraude es el de la investigación y obtención de pruebas. Luego, qué hacer con el empleado involucrado.

Existen distintas vías que pueden alertar a las compañías sobre un presunto fraude y que pueda darles un pie a la investigación del hecho. La última encuesta del mes de julio de Ernst & Young sobre fraudes, revela que el 43% de los casos son detectados por “informantes” (por los mismos empleados de la empresa) y el 33% “por casualidad”. Sin embargo, no son menos importantes otros canales como las líneas de denuncias, el cruce de información (circularizaciones) con bancos, proveedores, clientes, o los datos aportados por la auditoría, entre otros mecanismos para advertir irregularidades.

Walter Larriva, director ejecutivo de Ernst & Young de Argentina, remarcó que también juega en ello la prevención “es muy bueno tener el know how pero también el know who; es decir, saber con quién lo estoy haciendo y cómo lo estoy haciendo”.

Entre los más modernos mecanismos para detectar hechos precedentes a un fraude concreto, se encuentran los llamados “patrulleros electrónicos” que, Larriva definió como un software aplicable a las principales áreas de una compañía, que incluye alertas e identificadores y de monitoreo constante, durante todo el año, con el “escepticismo de un patrullero, disponer de una herramienta electrónica que monitorea los sistemas de la empresa y busca cierta información, que a su vez se realimenta”.

Sin embargo, si el fraude ya se cometió la empresa entró a otro capítulo. Al respecto, Infobaeprofesional.com consultó a Adrián Faks, abogado y especialista en el área laboral quien aportó su visión altamente práctica sobre el “Paso a Paso” un vez detectado el hecho. El experto explicó que, por un lado, el despido corre por la vía de la Justicia en el Fuero Laboral, pero que también existe la vía penal -tal como lo ejemplificaron los especialistas de Forensic Services precedentemente-.

En primer término, aclaró que si hay pruebas “fehacientes” el empleador podría decidir el “despido con causa”, aseguró Faks. En consecuencia, se debería enviar una carta documento al empleado pero “tomando el recaudo de informar claramente la causa del despido. Esto no es menor, es importante describir cómo se desencadenaron los hechos en la carta documento, aún cuando en esa oportunidad no se exija aportar las pruebas, que de hecho es conveniente que la empresa se las reserve hasta el juicio, pero por sobre todo porque en el juicio ya no se puede modificar la causa del despido, ni hacer agregados”.

Una vez que el empleado se notifica de la situación, es muy probable que “impugne por causa falsa”, señaló. Entonces, el empleador nuevamente da batalla y se cita a una audiencia ante el Servicio de Conciliación Obligatoria (SECLO) para dirimir la cuestión en el fuero laboral (esta es una exigencia previa válida para el ámbito de la Capital Federal), antes de iniciada la demanda judicial.

En este marco puede suceder que se resuelva todo en la conciliación obligatoria, en cuyo caso se arriba a un acuerdo monetario el cual se homologa y se considera “cosa juzgada”. No obstante, advirtió, esto no suele ocurrir cuando se trata de un caso de fraude. Entonces, se confecciona un acta de cierre del proceso de conciliación y arranca el juicio.

El empleado, por su parte, “también podría iniciar una demanda judicial contra el empleador” por calumnias e injurias. A partir de allí se inicia el juicio laboral donde serán clave las evidencias aportadas por la empresa.

Una medida que también aparece en materia de decisiones tiene que ver con dar una “suspensión preventiva” al empleado si se “sospecha” la comisión de un delito. Faks remarcó que, generalmente, esto no prospera.

Tras la suspensión obviamente queda la vía libre para la investigación interna y, con la evidencia recopilada, el despido con causa. Pero, advirtió “si bien se probó al juez esta situación, se debe merituar que existe entidad suficiente para probar el delito”.
En la práctica esto no suele suceder por los efectos legales de separar a un trabajador de su puesto de trabajo. Por lo tanto, es probable que la empresa ya previamente se haya munido de información y pruebas documentales, testimoniales, informativas, y que decida en consecuencia el despido

Tips para recopilar evidencias del fraude

Este aspecto es sumamente delicado, principalmente desde la arista legal. Adrián Faks explicó cómo proceder ante típicas situaciones donde la empresa tendrá que tomar importantes decisiones.

Así, destacó que para la obtención de pruebas es conveniente recurrir a un escribano, por ejemplo, para obterner datos de la PC que usaba el defraudador.

No obstante, también sucede que el escribano interviniente pueda exigir a la compañía que le demuestre si realmente se puede intervenir el computador.

En caso de que así no fuera posible, se negará a labrar el acta. Sin embargo, si esta política de la empresa está claramente definida y se indica que la PC es de uso laboral, situación que debe conocer el empleado, el escribano al momento de que se le comunica al empleado que está despedido puede lacrarla y dejar constancia en el acta de que el empleado fue la última persona que la utilizó –indicando fecha, hora-.

En consecuencia, estará disponible para la instancia de prueba pericial informática cuando el juez laboral pida la respectiva pericia, aseguró el experto.

Un punto que subrayó Faks y es de alta importancia, consiste en que “si las pruebas se obtienen de forma no autorizada, no válida –abrir una PC sin consentimiento del empleado y sin que el trabajador sepa que es política de la compañía hacerlo ante estas situaciones- estas pruebas pueden caer en un juicio”, advirtió.

Por lo tanto, se recomienda a las compañías que aclaren formalmente este punto a sus trabajadores como mecanismo de prevención.

Claves para la denuncia penal

Faks aclaró que la denuncia penal es conveniente hacerla pero cuando realmente la situación permite calificar como “penal”.

En general, en el referido telegrama, aclaró que se puede consignar que se despide al empleado porque retiró “indebidamente” mercadería de un local pero no usar un tipo penal en la descripción del hecho como que se trate de un “robo”, indicó.

Sin embargo, recomendó que la evidencia tiene que ser fuerte, contundente, para que sirva a los fines penales y que, por otra parte, permita demostrar la causal de despido en la justicia laboral.

Samanta Linares – slinares@infobae.com
Fuente: Infobaeprofesional.com

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